Checkliste: Darauf solltest du bei der Lohnabrechnung achten
Eine Lohnabrechnung wirkt auf den ersten Blick einfach: Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn. In der Praxis stecken dahinter viele Detailregeln, und Fehler passieren fast immer an denselben Stellen. Diese Checkliste folgt dem Ablauf eines Lohnlaufs, von der Vorbereitung über die Berechnung bis zur Kontrolle und zum Jahresabschluss. Zu jedem Punkt erfährst du, warum er wichtig ist.
Hinweis: Beitragssätze, Grenzbeträge und Tarife ändern sich regelmässig, oft auf Jahresbeginn. Prüfe sie deshalb jedes Jahr neu.
1. Vor dem Lohnlauf: Stammdaten und Mutationen
Alle Mutationen sind vollständig erfasst. Ein- und Austritte, Pensums- und Lohnänderungen, neue Adressen und Bankverbindungen müssen vor dem Stichtag vorliegen. Am besten legst du einen festen Stichtag pro Monat fest. Nachträgliche Meldungen sind die häufigste Ursache für Korrekturen.
Zivilstand und Kinder sind aktuell. Sie beeinflussen die Familienzulagen und bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden den Steuertarif. Eine Heirat oder Geburt, die nicht gemeldet wird, führt zu falschen Abzügen oder fehlenden Zulagen.
Variable Lohnbestandteile sind erfasst. Überzeit, Zulagen, Boni, Stundenlisten, Spesen und Absenzen wie Krankheit, Unfall, Mutterschaft oder Militärdienst gehören vollständig in den Lohnlauf.
Unterjährige Ein- und Austritte sind korrekt berechnet. Der Lohn wird anteilig berechnet, ebenso der 13. Monatslohn. Beim Austritt müssen Ferienguthaben und Überzeit sauber abgerechnet werden.
2. Sozialversicherungen: Prüfe die Grundlagen
AHV, IV, EO und ALV: Die Beiträge werden vom massgebenden Lohn berechnet. Bei der ALV gilt ein versicherter Höchstverdienst. Prüfe, ob alle lohnrelevanten Bestandteile enthalten sind, auch Boni und bestimmte Naturalleistungen.
Pensionskasse (BVG): Wer die Eintrittsschwelle erreicht, wird versichert. Der koordinierte Lohn und die Beitragshöhe richten sich nach dem Reglement der Vorsorgeeinrichtung. Bei Lohn- oder Pensumsänderungen muss die Pensionskasse informiert werden.
Unfallversicherung (UVG): Der Berufsunfall ist immer versichert. Die Versicherung gegen Nichtberufsunfälle gilt ab einem Pensum von acht Stunden pro Woche beim gleichen Arbeitgeber. Bei Teilzeitmitarbeitenden wird dieser Schwellenwert gerne übersehen.
Krankentaggeld: Hast du eine Krankentaggeldversicherung, richten sich Leistungen und Wartefristen nach der Police. Ohne Versicherung gilt die gesetzliche Lohnfortzahlungspflicht. Wichtig ist, dass Taggelder der Versicherung korrekt mit dem Lohn verrechnet werden.
Familienzulagen: Anspruch, Höhe und Abrechnung hängen vom Kanton und von der Familienausgleichskasse ab. Bei mehreren Standorten oder Mitarbeitenden in verschiedenen Kantonen lohnt sich eine besonders genaue Kontrolle.
3. Quellensteuer: Hier passieren die meisten Fehler
Quellensteuerpflicht ist geklärt. In der Regel betrifft sie ausländische Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung. Für Grenzgänger gelten je nach Wohnstaat und Kanton besondere Regeln.
Der Tarif stimmt. Er hängt vom Kanton, vom Zivilstand, von den Kindern, von der Konfession und vom Einkommen ab. Ein falscher Tarifcode wirkt sich Monat für Monat aus.
Statuswechsel werden erkannt. Erhält eine Mitarbeiterin die Niederlassungsbewilligung oder heiratet sie eine Schweizer Person, endet in der Regel die Quellensteuerpflicht. Wird das nicht gemeldet, werden weiterhin Abzüge vorgenommen, die nicht mehr gelten.
4. Spesen, Naturalleistungen und Sonderfälle
Pauschalspesen setzen ein genehmigtes Spesenreglement voraus. Fehlt es, können Pauschalen steuerlich als Lohn gelten und sind dann abgabepflichtig.
Naturalleistungen sind bewertet. Dazu gehören zum Beispiel der Privatanteil am Geschäftsfahrzeug oder Verpflegungsleistungen. Sie gehören in die Abrechnung und später in den Lohnausweis.
Stundenlöhner: Ferien- und Feiertagsentschädigung müssen transparent und getrennt ausgewiesen werden. Das gilt auch für Mitarbeitende mit unregelmässigen Einsätzen.
Rückwirkende Änderungen: Wird ein Lohn rückwirkend angepasst, müssen die betroffenen Monate korrigiert werden, mit Folgen für Sozialabzüge und gegebenenfalls Quellensteuer.
5. Kontrolle vor der Auszahlung
Plausibilitätsprüfung. Vergleiche den Lohnlauf mit dem Vormonat: Gesamtlohnsumme, Anzahl Mitarbeitende, Nettolohn je Person. Jede Abweichung muss sich erklären lassen, etwa durch Eintritt, Austritt, Bonus oder Mutation.
Vier-Augen-Prinzip. Eine zweite Person gibt den Lohnlauf frei. Das ist die einfachste und wirksamste Massnahme gegen Tippfehler und falsche Stammdaten.
Auszahlungsdatei prüfen. Stimmen Summen und Bankverbindungen? Neue oder geänderte IBAN verdienen besondere Aufmerksamkeit.
Lohnbuchungen abstimmen. Der Lohnaufwand und die Sozialversicherungsbeiträge müssen mit der Finanzbuchhaltung übereinstimmen. Akontozahlungen an die Ausgleichskasse werden zum Jahresende mit der effektiven Lohnsumme abgeglichen.
Nachvollziehbare Abrechnung für Mitarbeitende. Jede Person hat Anspruch auf eine verständliche Lohnabrechnung, aus der Bruttolohn, einzelne Abzüge und Nettolohn hervorgehen.
6. Jahresabschluss: Das gehört dazu
Lohnausweise. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erhält einen Lohnausweis nach amtlichem Formular, einschliesslich Naturalleistungen und Spesen. Fehlerhafte Lohnausweise führen später zu Rückfragen der Steuerbehörden.
Jahreslohnsummen melden. Die Lohnsummen werden der AHV-Ausgleichskasse, der Unfallversicherung und gegebenenfalls weiteren Versicherungen gemeldet. Eine falsche Lohnsumme bedeutet Nachforderungen oder Rückerstattungen.
Quellensteuer und Familienzulagen abrechnen. Die Abrechnungen erfolgen je nach Kanton in unterschiedlichen Rhythmen.
Meldungen elektronisch einreichen. Der Schweizer Lohnstandard Swissdec erlaubt es, Lohndaten einheitlich und elektronisch an Behörden und Versicherungen zu übermitteln.
Unterlagen aufbewahren. Lohnunterlagen gehören zu den Buchungsbelegen und müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für digitale Dokumente.
Die häufigsten Fehler im Überblick
- Mutationen, die zu spät oder gar nicht gemeldet werden
- Falsche Quellensteuertarife oder nicht erkannte Statuswechsel
- Übersehene Unfallversicherung bei Teilzeitpensen
- Spesenpauschalen ohne genehmigtes Reglement
- Nicht erfasste Naturalleistungen
- Rückwirkende Lohnänderungen ohne Korrektur der Vormonate
- Lohnsummen, die nicht mit der Finanzbuchhaltung übereinstimmen
Fazit
Eine korrekte Lohnabrechnung entsteht nicht im letzten Schritt, sondern im Zusammenspiel von vollständigen Stammdaten, klaren Stichtagen, aktuellen Beitragssätzen und einer sauberen Kontrolle. Wer diese Punkte jeden Monat systematisch prüft und den Jahresabschluss frühzeitig plant, vermeidet die häufigsten Fehler und die Korrekturen, die daraus entstehen.
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