Verträge erstellen, Personaldaten aktualisieren, Dokumente ablegen, Ein- und Austritte bearbeiten oder Informationen für die Lohnabrechnung zusammentragen: Im HR-Alltag kommen viele administrative Aufgaben zusammen.
Werden Informationen zusätzlich in verschiedenen Excel-Listen, Ordnern, E-Mails oder Systemen verwaltet, wird es schnell unübersichtlich.
Genau hier kann die HR-Digitalisierung ansetzen. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele neue Tools einzuführen. Viel wichtiger ist es, HR-Prozesse sinnvoll zu strukturieren und Informationen dort zusammenzuführen, wo sie gebraucht werden.
Nicht jedes Unternehmen muss sofort sämtliche HR-Prozesse digitalisieren.
Ein guter Ausgangspunkt ist der eigene HR-Alltag: Wo entsteht heute besonders viel administrativer Aufwand? Welche Informationen werden mehrfach erfasst? Wo fehlen Dokumente oder aktuelle Daten? Und bei welchen Aufgaben entstehen besonders viele Rückfragen?
So lassen sich die Prozesse identifizieren, bei denen eine Veränderung tatsächlich einen Nutzen bringt. Auch aktuelle Schweizer Fachbeiträge zur HR-Digitalisierung empfehlen, zunächst die konkreten Herausforderungen und bestehenden Systeme zu analysieren, bevor eine Software ausgewählt wird.
1. Personaldaten zentral verwalten
Adresse, Pensum, Funktion oder Lohn: Personaldaten verändern sich während eines Arbeitsverhältnisses immer wieder. Werden diese Informationen an mehreren Orten geführt, müssen Änderungen teilweise mehrfach nachgetragen werden. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko unterschiedlicher Datenstände.
Eine zentrale HR-Lösung schafft eine gemeinsame Grundlage für aktuelle Personaldaten und die dazugehörigen Dokumente.
2. Mitarbeiterdossiers digitalisieren
Arbeitsverträge, Bestätigungen und weitere Personaldokumente sollten einfach auffindbar und für die richtigen Personen zugänglich sein.
Ein digitales Mitarbeiterdossier erleichtert die strukturierte Ablage und reduziert die Abhängigkeit von Papierordnern oder unterschiedlichen Speicherorten.
Dabei spielen auch Zugriffsrechte eine wichtige Rolle: Nicht jede Person benötigt Zugriff auf sämtliche HR-Daten. Rollen und Berechtigungen sollten deshalb von Anfang an klar definiert werden.
3. Eintritte, Mutationen und Austritte strukturieren
Vom Eintritt bis zum Austritt eines Mitarbeitenden sind verschiedene administrative Schritte notwendig. Dazwischen kommen Mutationen hinzu, etwa bei einer Änderung des Pensums, der Funktion oder der persönlichen Angaben.
Mit klar definierten digitalen Prozessen lässt sich festlegen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, welche Informationen benötigt werden und wer dafür verantwortlich ist.
Gerade wiederkehrende Abläufe eignen sich gut für die Digitalisierung. Klare Prozesse helfen dabei, Aufgaben nachvollziehbar zu organisieren und wichtige Schritte nicht zu vergessen.
4. Mitarbeitende und Führungskräfte einbeziehen
HR-Digitalisierung betrifft nicht nur die HR-Abteilung.
Auch Mitarbeitende und Führungskräfte benötigen regelmässig HR-Informationen oder müssen bestimmte Prozesse auslösen. Ein Self-Service-Zugang kann beispielsweise ermöglichen, persönliche Angaben zu aktualisieren, Dokumente einzusehen oder Informationen zentral abzurufen.
Eine zentrale HR-Lösung kann dadurch den Informationsfluss zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und HR vereinfachen und gleichzeitig wiederkehrende administrative Rückfragen reduzieren.
5. Bestehende Systeme berücksichtigen
Eine neue HR-Lösung muss nicht automatisch bedeuten, dass alle bestehenden Systeme ersetzt werden.
Gerade Payroll oder Finanzbuchhaltung sind häufig bereits über eigene Lösungen organisiert. Deshalb sollte früh geklärt werden, welche Systeme weiterhin genutzt werden und wie Informationen zwischen ihnen ausgetauscht werden können.
Schnittstellen und eine saubere Datenstruktur sind deshalb wichtige Bestandteile einer nachhaltigen HR-Digitalisierung.
HR-Digitalisierung strukturiert angehen
Die Digitalisierung von HR-Prozessen kann ein umfangreiches Projekt sein. Deshalb lohnt es sich, zunächst die bestehenden Abläufe und den administrativen Aufwand zu analysieren.
Anschliessend kann definiert werden, welche Prozesse digital abgebildet werden sollen und welche Voraussetzungen dafür notwendig sind. Ein strukturiertes Vorgehen hilft dabei, das Projekt sinnvoll umzusetzen und den Überblick zu behalten.
Am Ende geht es darum, administrative Abläufe zu vereinfachen und den HR-Alltag zu entlasten.
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